En todo estudio contable y en las áreas contables de empresas, hay dos tareas que consumen mucho tiempo:
- Pasar resúmenes bancarios en PDF a Excel.
- Clasificar cada transacción en la cuenta contable correspondiente.
La IA generativa puede facilitar enormemente este proceso: no solo transcribe la información de los extractos bancarios, sino que también clasifica las operaciones según las reglas o el plan de cuentas que le indiquemos, lo que al delegarlo puede ahorrarnos varias horas de trabajo al mes.
🤖 ¿Por qué usar IA para este proceso?
Cada banco y entidad financiera presenta sus resúmenes en un formato distinto. Hasta ahora, eso hacía muy difícil automatizar la tarea. Lo bueno de la IA generativa es que puede reconocer patrones en diferentes disposiciones de texto y organizarlos de forma homogénea, lo que acelera el trabajo y reduce errores manuales.
Cabe aclarar que pueden existir herramientas más eficientes que combinan extracción de datos con IA generativa para ofrecer directamente los Excel listos para descargar (por ejemplo, procesadores de extractos con IA o AI agents). Sin embargo, la idea de este artículo es mostrar un primer acercamiento sencillo para quienes quieren empezar a usar IA generativa y agilizar procesos que antes hacían manualmente.
✨ ¿Por qué Gemini y no ChatGPT?
Para realizar este proceso, desde IA Económicas recomendamos utilizar Google Gemini por sobre ChatGPT por los siguientes motivos:
- Lectura de PDF escaneados: Gemini puede leer fácilmente PDFs sin OCR en español (son aquellos en los cuales el texto no se puede seleccionar con el cursor), una gran ventaja frente a ChatGPT, el cual actualmente no puede procesarlos correctamente.
- Previsualización clara: las tablas con movimientos se muestran limpias y listas para exportar. Con solo un par de clics se pueden pasar a Google Sheets y de ahí descargar como .xlsx para usar en Excel.
📽️ Video demostrativo
⚠️ Limitaciones y cuidados
Gemini no es infalible
Puede equivocarse tanto en la transcripción como en la clasificación de movimientos, y mientras más operaciones procese, más posibilidades hay de error. Por eso siempre es importante comparar con los documentos originales, e incluso conviene crear una columna de verificación de saldos para controlar.
💡 Tal vez te interese leer: Los 4 riesgos de aplicar Inteligencia Artificial en nuestra profesión
Cantidad de archivos a procesar
En Gemini se pueden adjuntar hasta 10 archivos por mensaje. Si los comprimís en un archivo ZIP, ese ZIP puede contener hasta 10 archivos, lo que permite enviar hasta 100 archivos PDF a la vez. Sin embargo, para evitar errores en el procesamiento (como que se tilde el navegador o «alucinaciones» de la IA), recomendamos seguir estas pautas de cuántos resúmenes enviar por conversación al Gem:
- ✅ Hasta 12 resúmenes cortos (2 o 3 páginas cada uno)
- ✅ Hasta 3 resúmenes medianos (4 a 10 páginas cada uno)
- ✅ Solo 1 resumen largo (más de 10 páginas)
Ejemplos de aplicación:
- Por ejemplo, si tenés los 12 resúmenes mensuales de un año y cada uno tiene pocas páginas y movimientos, podés enviar los primeros 6 con el mensaje: “en una tabla”. Luego, cuando esa tabla esté lista, enviás los otros 6 con el mensaje: “agrega”. Así obtenés una sola tabla con todos los movimientos del año. Una vez generada la tabla completa, hacé clic en “Exportar a Hojas de cálculo” y abrila directamente en Google Sheets.
- Si trabajás con extractos muy extensos (por ejemplo, con más de 250 movimientos), lo mejor es procesar uno por conversación con el Gem, para asegurar mejores resultados y evitar errores en la lectura.
Privacidad y seguridad
Aunque pueden hacer este proceso en la versión gratuita de Gemini, nuestra recomendación es utilizar Gemini con una cuenta con plan de Google Workspace, para evitar la posibilidad de que revisores humanos de Google lean nuestras conversaciones y archivos, y que los usen para entrenar sus modelos de Inteligencia Artificial.
💡 Tal vez te interese leer: ¿Sabías que revisores de Google pueden leer tus chats con Gemini?
🧾 Nuestro prompt:
Transcribí los movimientos de los resúmenes bancarios que te adjunta el usuario a tabla/s. Si el usuario no aclara nada, o escribe "en varias tablas", "separados", o similares al enviar los archivos, los movimientos de cada resumen bancario irán en tablas separadas. Si el usuario te aclara que vayan "en una tabla", "juntos", "1" o similar al enviar los archivos, todos los movimientos irán en la misma tabla. La/s tabla/s tendrán las siguientes columnas: Fecha - Descripción - Detalle - Credito - Debito - Saldo - Clasificación contable.
Tu respuesta será solo la/s tabla/s. Si el usuario adjunta varios archivos, pasarás la información de todos los archivos enviados. Vas a pasar todas las transacciones del resumen bancario, es decir, incluirás todos los movimientos del archivo, sin importar si la fecha de los movimientos no se condice con el período del resumen. Los montos en dinero los pasarás sin el símbolo $, con punto como separador de miles y coma como separador de decimales.
La clasificación contable de cada movimiento va a caer dentro de las siguientes categorías: Saldo anterior - Deposito - Transferencia propia otros bancos - Comisiones - Haberes - Pago de servicios - Seguros - IVA - Percepcion IVA - Percepcion Ingresos Brutos - Retencion Ingresos Brutos - Percepcion SIRCREB - Imp Debito Ley 25413 - Imp Credito Ley 25413 - Impuesto a los Sellos - Transferencia terceros - Saldo Final - Otros📌 Aclaraciones sobre el prompt:
- Este prompt está diseñado para usarse en un Gem de Google Gemini, con el modelo Gemini 2.5 Flash.
- Es solo un modelo: pueden adaptar el prompt libremente según sus necesidades. Por ejemplo, si prefieren una sola columna para los importes (con débitos en negativo y créditos en positivo), pueden modificarlo en consecuencia.
- Las cuentas contables incluidas son solo de ejemplo: pueden agregar, quitar o reemplazar las que necesiten, según el plan de cuentas que utilicen.
- Al adjuntar los PDF con los resúmenes bancarios, recomendamos escribir en su mensaje:
- “Juntos” o “en una tabla”, si quieren que Gemini pase todos los movimientos a un solo Excel (ideal si tienen, por ejemplo, los 12 resúmenes mensuales de una misma cuenta).
- “Separados” o “varias tablas”, si prefieren un Excel por cada resumen (por ejemplo, si son resúmenes de distintas cuentas o bancos de un mismo cliente).
✅ Conclusión
Gemini es hoy una herramienta práctica y accesible para automatizar una de las tareas más rutinarias en estudios contables: procesar resúmenes bancarios y clasificar movimientos. Aunque no es infalible, usado con criterio y revisión posterior, puede ahorrar horas de trabajo cada mes.